5 Tips voor het ultieme jaarverslag

Als je dan tóch een jaarverslag moet of wilt publiceren, maak dan meteen het ultieme jaarverslag! Met dezelfde inspanning en kosten maak je het eerstvolgende jaarverslag veel actueler, aansprekender, relevanter, interactiever en effectiever. Lees onze 5 tips, leidend naar het ultieme jaarverslag!

Tip 1. Begin op tijd en sla twee vliegen in één klap

Herken je de stress in de organisatie zodra het jaarverslag weer geschreven moet worden? Er staat vaak grote druk op vanuit het management. Het jaarverslag moet vóór de zomervakantie en in ieder geval vóór het einde van het jaar klaar! Maar jij en jouw collega’s hebben het al zo druk. En het jaarverslag komt daar nog eens bovenop. Bovendien zijn de gebeurtenissen allemaal al weer lang geleden. Het kost erg veel tijd, moeite en energie om feiten, cijfers, foto’s en verslagen op te graven en uit te werken. Tip: begin op tijd. Begin nu al! Sla twee vliegen in één klap. Eén: leg de highlights vast op de momenten dat ze plaatsvinden, zodat je ze meteen kunt publiceren op de website, sociale media kanalen en nieuwsbrieven. Twee: haal aan het einde van het jaar ‘het net op’, schrijf een overall conclusie en je bent klaar!

Tip 2. Publiceer het jaarverslag in het eerste kwartaal van het volgende jaar

“Ja maar, dan is de accountant nog niet klaar met de jaarcijfers!” is een veelgehoord tegenargument. Nou en? Hoeveel procent van de stakeholders is geïnteresseerd in ‘door de accountant goedgekeurde’ cijfers? De meeste stakeholders zijn geïnteresseerd in een overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen en verhalen, met een korte en heldere reflectie daarop. Punt! Alleen in het eerste kwartaal van het jaar is zoiets nog enigszins interessant en relevant om te lezen. Daarna is het veroordeeld tot boekenkast, bureaula, archief, prullenmand of papiercontainer. Dankzij Tip 1 ben je nu al bezig. Het jaarverslag kan dus gewoon in het eerste kwartaal van 2016 verschijnen.

Tip 3. Breng feiten & cijfers tot leven met verhalen van medewerkers en klanten

Jaarverslagen zijn géén nieuwsbronnen. Dat maakt ze uitermate geschikt voor duiding, reflectie, achtergronden en plaatsing binnen het grotere verhaal. Benut die gelegenheid: neem de tijd om uit te leggen waarom jouw organisatie de dingen doet die ze doet. Wat heb je het afgelopen jaar gedaan en waarom? Hoe passen de gebeurtenissen in het grotere plaatje, de missie en de visie? Hoe hebben klanten, partners en andere relaties dat ervaren? Feiten en cijfers zijn kil en rationeel. Ze komen pas écht tot leven in verhalen van mensen. Ga daarom op zoek naar die verhalen. Vertel ze, verbeeld ze en duid ze!

Tip 4. Gebruik naast teksten, tabellen & grafieken ook foto’s, film & infographics

Jaarverslagen bestaan meestal uit héél veel tekst, ingewikkelde tabellen & grafieken en – als je geluk hebt – ook nog wat foto’s. Het gevolg is, dat de meeste jaarverslagen ontoegankelijk zijn. Ze zijn taai en saai om te lezen, lastig te overzien en te begrijpen en per saldo eerder verwarrend en demotiverend dan verhelderend en enthousiasmerend. Dat kan anders! Gebruik film & fotografie om sfeer over te brengen. Geef verhalen letterlijk en figuurlijk een gezicht en een stem. Maak trends zichtbaar. Leg verbanden tussen feiten en cijfers, door infographics te gebruiken. Benadruk daarin de hoofdlijnen uit verschillende tabellen en grafieken samen. En doe dat op een aantrekkelijke en creatieve manier.

Tip 5. Publiceer het jaarverslag ook online en bespaar tijd, druk- en portokosten

Stakeholders zijn benieuwd hoe het afgelopen jaar is verlopen. Wat waren de highlights? Wat waren dieptepunten? Hoe past het jaar in de geschiedenis van de organisatie? En hoe past het bij de missie en de visie? Wat zijn de plannen voor de komende jaren? Een goed jaarverslag geeft antwoorden op ál die vragen. Aan álle stakeholders: medewerkers, bestuursleden, aandeelhouders, klanten, partners, relaties, de bank, de pers. Het gaat vaak om honderden mensen. De kosten van het jaarverslag lopen daarmee behoorlijk in de papieren: denk aan opmaak-, druk-, handling- en portokosten. Online jaarverslagen kennen wat dat betreft vele voordelen:

  • eenvoudig, snel en gratis te verspreiden (via een link op website, in e-mail en e-news)
  • interactief (lezers kunnen doorklikken, keuzes maken, reageren en delen)
  • extra functioneel (dankzij films, interactieve grafieken, downloads, links, etc.)
  • meetbaar (dankzij achterliggende webstatistieken)

Jouw ultieme jaarverslag

Onze 5 tips kwamen tot stand op basis van 20 jaar ervaring met het fenomeen jaarverslagen, zowel aan lezerszijde als aan de kant van de producent. We wensen je veel succes met de productie van jouw/jullie Jaarverslag 2015, dat we graag in het eerste kwartaal van 2016 van je ontvangen, via: hetultiemejaarverslag@statement.nl.
Op maandag 4 april geven wij een overzicht van de inzendingen en belonen we het – naar ons idee – ultieme jaarverslag op passende wijze.

Ga jij de uitdaging aan?

Doe je voordeel met bovenstaande tips en stuur ons het ultieme jaarverslag
Wij zijn benieuwd naar je reactie!